Succesvol onderhandelen; de 10 gouden tips

Goed onderhandelen geeft een cruciale voorsprong in alle soorten deals. Maar hoe kunt u het beste een onderhandelingsproces ingaan en hoe haalt u het beste resultaat? Tien gouden regels.

1. Voorbereiding is cruciaal

Vaak blijkt dat we ons ‘helemaal niet, ‘te weinig’ of ‘maar half’ voorbereiden. Het gevolg is dat we de onderhandeling niet succesvol afronden. In de voorbereiding op een onderhandeling stelt u zichzelf idealiter de volgende vragen: Weet u wat u precies wilt? Heeft u een inschatting gemaakt wat de andere partij wilt? Wat is uw uitgangspositie? Heeft u uw ‘wisselgeld’ op orde? Wanneer zet u dat in en wanneer stopt u de onderhandeling? Bepaalt u de plaats van samenkomst? Weet u vooraf hoe lang de bijeenkomst duurt? Weet wie en hoeveel personen van de andere partij aanwezig zijn? Gaat u alleen of met meerderen? Een goede voorbereiding is het halve werk.

2. Moet u wel onderhandelen en zo ja welke strategische keuze?

De eerste vraag die u zich stelt is: Wat is mijn ‘winst’ van de onderhandeling? Goed onderhandelen vergt een investering in tijd. Heeft u die wel en is het u die tijd waard, of bent u gedwongen te onderhandelen gezien de situatie? In de voorbereiding kunt u een keuze maken uit vier strategieën: a. Wat is het resultaat als ik niet onderhandel? Uw zogenaamde BOZO (Beste Onderhandelingsresultaat Zonder Onderhandeling) Stel: uw server van uw organisatie valt uit. Geen email verkeer meer, website is uitgevallen, intranet ligt plat. U wilt de zaak zo snel mogelijk weer in de lucht en veel ruimte om te onderhandelen is er niet. Wordt dit een BOZO met uw vaste IT-ondersteuner? Veel meer ruimte heeft u niet. U heeft weinig ‘macht’. b. Maak ik gebruik van Graag of Niet? Take it of leave it? U bent monopolist in uw branche. De machtsbalans is helemaal in uw voordeel. Dan kunt u gebruik maken van Graag of Niet, eventueel loven en bieden. c. Maak ik gebruik van Loven en Bieden? Als het om één valuta gaat, en dat is dan meestal geld, kunt u er vaak met Loven en Bieden uitkomen. d. Maak ik gebruik van Multi-Valuata Onderhandeling? Als er meerdere zaken spelen, dus naast geld ook levertijd, speciale specificaties EN de relatie is belangrijk dan wordt het waarschijnlijk een Multi-Valuta Onderhandeling.

3. U onderhandelt niet alleen

De andere partij wil ook iets van u. Anders zat u niet aan tafel! Dit wordt doorgaans te weinig in het proces meegenomen. U wilt beiden ‘iets’! Denk en praat niet over de ‘de tegenpartij’, maar over uw ‘onderhandelingspartner’. Uw denken beïnvloedt uw gedrag meer dan u vaak zelf bewust bent en dus ook het onderhandelingsproces.

4. Wat gunt u de ander?

Onderhandelen is mensenwerk, gebaseerd op vertrouwen en relaties. Hoe gaat u de onderhandeling in? Met het mes op de keel om zo snel mogelijk een deal te sluiten? Uw denken beïnvloedt uw gedrag en dus ook de onderhandeling (zie onder 3). Advies: pers de sinaasappel niet uit tot de laatste druppel. U wilt toch ook niet ‘uitgeknepen’ worden? Iets gunnen versterkt de relatie en levert op termijn veel meer winst op dan u in eerste instantie voor mogelijk houdt.

5. Beter geen deal dan een slechte deal.

Een slecht deal blijft in uw hoofd rondzingen en kan een relatie verstoren. Dat kunt u voorkomen door op tijd te stoppen. Uw onderbuik is hierbij uw beste raadgever en vertrouw daar op. Niet alles is cognitief-rationeel beredeneerbaar! Word niet boos of geërgerd, ook al heeft u meerdere onderhandelingsbijeenkomsten gehad. Stop de onderhandeling en nodig de ander uit voor een afsluitend kopje koffie of voor de lunch. Spring over uw eigen schaduw en houdt de relatie in stand. U investeert hiermee in de relatie en dus in de toekomst. Niet alle onderhandelingen komen tot een succesvol eind. Dat hoort ook bij het leven.

6. Soft to the person, hard on the matter.

Weet wat u wilt in deze onderhandeling, maar blijf uw gedrag altijd een heer/dame. Inhoud en omgangsvormen zijn twee verschillende entiteiten. Vermeng deze niet, want u loopt vast en dan gaat het mis. De moeilijkheid bij onderhandelingen is als de andere partij dit wel gaat vermengen. Natuurlijk wordt u daar door beïnvloed, maar laat u niet meeslepen. Geef aan dat u dat niet prettig vindt. Wijs de ander daarop. Een gouden uitspraak is: “Als ik mij in deze onderhandeling niet vertrouwd voel, heeft u een slechte deal.”

7. Bepaal vooraf tot hoever u gaat.

Elke onderhandeling heeft zijn prijs. Bepaal daarom vooraf (in de voorbereiding) tot hoever u gaat en wanneer dit punt is bereikt. In onderhandelingstermen: uw weerstandspunt. Laat u niet verleiden om hier overheen te gaan. Soms wordt de z.g. salamitactiek door de andere partij ingezet, waarbij belangrijke beslissingen in kleine stappen worden bereikt. “Nog even dit….. en als wij …..voor u…. en voor ons…..”. Dit is sowieso onverstandig en een blijk van onprofessioneel onderhandelen, en kunt u beter niet meespelen. Vooral niet als de onderhandeling is verspreid over meerdere bijeenkomsten of een hele lange dag duurt. Op het eind verschijnt het begrip ‘onderhandelingsvermoeidheid’. U vindt het welletjes en u wilt naar huis en… u geeft toe. Niet doen! Weerstandpunt is weerstandspunt.

8. Hoog en beredeneerbaar inzetten.

Bepaal vooraf uw eerste bod, win informatie in en analyseer dit. Kent u de markt en zijn er voldoende analyses gemaakt? Dan markeert u daarop uw eerste bod. Dit bod moet voor de andere partij logisch en te begrijpen zijn. Zo niet, dan gaat het hier al mis. Dat geldt ook voor het bod van de andere partij; dat moet voor u ook beredeneerbaar, logisch en te begrijpen zijn. Houd het realistisch, anders gaat het in de beginfase al mis hetgeen zijn neerslag heeft op het wederzijds vertrouwen. U heeft al eerder gezien dat vertrouwen een essentiële basis is in het onderhandelingsproces. Wanneer de andere partij om welke reden dan ook met een voor u niet te beredeneren eerste bod komt, val dan niet van uw stoel. Blijf een heer/dame en vraag rustig naar de onderbouwing van dat bod. Is de verklaring voor u logisch dan kunt u of doorgaan of gebruikmaken van een schorsing. Is het bod ondanks uw vraag niet realistisch stel dan voor de onderhandeling te stoppen (en een kopje koffie te gaan drinken).

9. Schors op tijd

Zodra u tijdens de onderhandeling denkt ‘waar ben ik nu mee bezig?’ dan moet u schorsen. Ga niet verder! Stel een kleine pauze voor of overleg met uw collega. Er zijn duizend manieren om korter of langer te schorsen. Misschien moet u zelfs een nieuwe afspraak voorstellen, omdat u eerst in uw organisatie wilt overleggen. In Nederland is men over het algemeen niet gewend om te schorsen en daardoor wordt minder succesvol onderhandeld. De meest simpele is een koffiepauze of toiletpauze voor te stellen. Verstandig is echter om gewoon te zeggen dat u even in alle rust wilt nadenken over datgene wat op tafel is gekomen, dus zeggen: “Graag wil ik … minuten schorsen”. Doe dat, want anders blijven er allerlei gedachten in uw hoofd rondzingen die het onderhandelingsproces negatief beïnvloeden.

10. Blijf altijd uzelf!

Blijf authentiek! Laat u niet verleiden tot zogenaamde dirty tricks. U trekt dan aan het kortste eind. Weet wel wanneer het u overkomt en zeg tegen de andere partij dat u daar niet van gediend bent. Weet u nog: ‘Als ik niet goed onderhandel heeft u een slecht deal.’ U bent zelf het cruciale ‘middel’ in de onderhandeling. Onderhandelen doet u SAMEN met de andere partij. Samen wilt u iets, alleen de insteek van beide partijen is verschillend. Daarom gaat u ook onderhandelen om tot een goed resultaat te komen voor beide partijen.  

Wilt u meer weten over succesvol onderhandelen?

Volg dan nu een cursus aangeboden door Alex van Groningen. Voor meer informatie klikt u hier.